Un Ghid privind riscurile identificate în achiziţiile publice şi recomandări privind verificarea procedurilor de achiziţii a fost publicat în Monitorul Oficial la începutul lunii august. Ghidul a fost aprobat de ministerele Fondurilor Europene, Devoltării şi Administraţiei, Mediului, Economiei, Muncii şi Transporturilor.
Ghidul a identificat o serie de deficienţe şi a detaliat zece riscuri:
1. Reducerea nejustificată a termenelor ca urmare a publicării unui anunţ de intenţie
2. Alegerea unei proceduri accelerate de atribuire a contractului. Ghidul arată ca negocierea cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare poate fi realizată numai dacă există o justificare a situaţiei de urgenţă ce a impus reducerea termenelor, situaţie ce nu a fost generată de o acţiune sau inacţiune a autorităţii contractante.
3. Publicarea unor criterii de calificare şi selecţie discriminatorii, insuficient detaliate sau incomplete
4. Utilizarea criteriului de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic” cu includerea unor factori de evaluare nerelevanţi şi/sau necuantificabili
5. Excluderea automată a ofertantului cu preţul cel mai scăzut pentru a compensa / a justifica eventualele probleme care pot apărea în derularea ulterioară a contractului, fapt care denotă că proiectul a fost conceput şi pregătit insuficient sau prost. Între altele, potrivit ghidului, înainte de a lua o decizie de respingere a unei oferte ce prezintă un preţ neobişnuit de scăzut în raport cu ceea ce urmează să fie furnizat/prestat/executat, autoritatea contractantă are obligaţia de a solicita clarificări – detalii şi precizări semnificative – , precum şi de a verifica răspunsurile care justifică respectivul preţ.
6. Modificarea anunţului de participare prin clarificări, şi nu prin publicarea unei erate. Astfel, modificarea pe parcursul procedurii a oricăruia/oricăreia dintre elementele/informaţiile obligatorii ale anunţului de participare trebuie publicată sub formă de erată atât în SEAP, cât şi în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene dacă e cazul. Publicarea unei erate este justificată de asigurarea principiului transparenţei prin aducerea la cunoştinţa tuturor operatorilor economici a tuturor modificărilor intervenite. Pe de altă parte, modificarea ori completarea criteriilor de calificare şi selecţie trebuie făcută obligatoriu prin publicarea unei erate şi cu prelungirea perioadei necesare elaborării candidaturilor/ofertelor (prelungire care trebuie publicată în SEAP şi, dacă e cazul, la nivel european).
7. Respingerea solicitării de modificare a datei-limită de depunere a ofertelor, la cererea ofertanţilor. Astfel, autoritatea contractantă are obligaţia de a prelungi perioada când ofertele nu pot fi elaborate decât după vizitarea amplasamentelor sau după consultarea la faţa locului a unor documente anexă la caietul de sarcini, când autoritatea contractantă nu poate transmite documentaţia de atribuire sau răspunsul la solicitarea de clarificări în termenele-limită stabilite sau când perioada de timp stabilită nu este suficientă pentru elaborarea ofertelor şi/sau pregătirea documentelor de calificare şi există solicitări întemeiate/justificate primite din partea operatorilor economici de decalare a datei-limită de depunere a ofertelor. De asemenea, ghidul arată că una dintre greşelile frecvente este stabilirea unui termen minim prevăzut de legislaţia în domeniul achiziţiilor publice pentru elaborarea ofertelor, spre exemplu de 24 de zile, din care o perioadă semnificativă este acoperită de sărbători legal.
8. Solicitarea de clarificări în timpul procesului de evaluare a candidaturilor/ofertelor în mod discriminatoriu (nerespectarea principiului tratamentului egal)
9. Lipsa informaţiilor obligatorii a fi cuprinse la nivelul comunicărilor privind rezultatul procedurii de atribuire, situaţie care duce la depunerea de contestaţii
Astfel, potrivit ghidului, comunicarea rezultatului procedurii de atribuire transmisă candidaţilor/ofertanţilor respinși trebuie să cuprindă:
a) motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a candidaturii;
b) motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei, detaliindu-se argumentele în temeiul cărora oferta a fost considerată inacceptabilă şi/sau neconformă (îndeosebi elementele ofertei care nu au corespuns cerinţelor de funcţionare şi performanţă prevăzute în caietul de sarcini);
c) data-limită până la care au dreptul de a depune contestaţie.
Comunicarea rezultatului procedurii de atribuire transmisă ofertanţilor necâştigători (care prezentaseră oferte admisibile, dar care nu au fost declarate câştigătoare) trebuie să cuprindă:
a) caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor câştigătoare în raport cu oferta lor, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul;
b) data-limită până la care au dreptul de a depune contestaţie.
10. Neacordarea unui interval rezonabil de timp pentru activitatea de evaluare a ofertelor/negocierea modificărilor contractuale
Ghidul are un capitol dedicat modificării contractului de lucrări atribuit prin procedură de achiziţie publică. Explică diferenţele şi criteriile care califică o modificare a contractului ca fiind una „substanţială” – este considerată o nouă atribuire, impunând aşadar derularea unei noi proceduri de achiziţie publică, evenimentele din cadrul contractului care nu implică modificări substanţiale, evenimentele care implică modificări substanţiale (ceea ce antrenează o nouă procedură de atribuire). De asemenea, sunt detaliate şi excepţii precum contractarea de lucrări sau servicii suplimentare, neincluse în contractul iniţial, prin procedura de negociere şi fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, doar dacă astfel de lucrări/servicii suplimentare în cazul unor „circumstanţe imprevizibile”.
Afla mai multe detalii aici